HERCAN SİGORTA LTD ŞTİ. VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
A. KAPSAM 1. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”); Hercan Sigorta Ltd Şti..’nin kişisel veri işlediği süreçlere dâhil olan tüm Kurum müdürlük, birim ve çalışanları ile üçüncü tarafları kapsamaktadır. 2. İşbu Politika; Hercan Sigorta Ltd Şti..’nın kişisel veriler üzerinde uygulayacağı tüm saklama ve imha faaliyetlerini kapsamaktadır. 3. İşbu Politika sadece kişisel verilerin imha ve saklama işlemleri için uygulanacaktır. 4. Kanun, Yönetmelik veya sair mevzuatın kısmen veya tamamen değiştirilmesi, tadil edilmesi, güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması durumunda Kurum, Politikayı yeni Kanun, Yönetmelik veya mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek değiştirecektir.
B. TANIMLAR İşbu Politikanın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder; Alıcı grubu Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişilerin oluşturduğu gruptur. İlgili kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir Kanun 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur Kayıt ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır. Kişisel veri işleme envanteri Hercan Sigorta Ltd Şti.’nin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdığı envanterdir. Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur. Periyodik imha Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen belirli zaman aralıklarında Hercan Sigorta Ltd Şti.. tarafından resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir Sicil Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir. Veri kayıt sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir. Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Yönetmelik Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir
C. AMAÇ VE KAPSAM İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan kişisel verilerin imhasından sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanır ve Hercan Sigorta Ltd Şti.’ nin sözleşmesel olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirler. 2 | Veri Saklama ve İmha Politikası Hercan Sigorta Ltd Şti.. Yönetmelik uyarınca Hercan Sigorta Ltd Şti., Sicil’e kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, uhdesinde bulunan kişisel verileri kişisel veri envanterine uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde imha etmek için işbu Politika’yı hazırlamak ve uygun hareket etmek ile yükümlüdür. Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır: a) Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkelere uyulacaktır. b) Hercan Sigorta Ltd Şti., işbu Politika’yı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin Yönetmelik, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak imha edildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir. c) Hercan Sigorta Ltd Şti., kişisel verileri saklarken yahut silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken, Kanunun 12. Maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, ilgili mevzuatta yer alan hükümlere, Kurulu’un alacağı kararlara ve Politika’ya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder. d) Hercan Sigorta Ltd Şti., bünyesinde bulundurduğu kişisel verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin imhası sırasında işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder. e) Hercan Sigorta Ltd Şti., Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Söz konusu teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili oluşturulan teknik kılavuzlarda tariflenir. f) Hercan Sigorta Ltd Şti., Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alacakların unvan, birim ve görev tanımlarını belirler.
D. KAYIT ORTAMLARI Hercan Sigorta Ltd Şti., işbu Politika ile kişisel veri içeren ve aşağıda sayılmış olan ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki kişisel verileri Politika’nın kapsamına dâhil etmeyi kabul eder. a)Bilgisayarlar / sunucular b)Ağ cihazları, c) Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı / paylaşımsız disk sürücüleri, d)Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları, e)Kağıt, f) Mikrofiş, g)Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler, h)Manyetik bantlar, i) Optik diskler, j) Flash hafızalar.
E. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda Potansiyel Güvenlik İhlal durumu kabul edilerek Hercan Sigorta Ltd Şti.. tarafından ilgili güvenlik ihlal süreçleri işletilecek bunlara ilişkin rapor ve bildirimler gerekli görülen durumlarda Hercan Sigorta Ltd Şti.. yönetimi, Kurul ve ilgili kişisel veri sahipleri nezdinde paylaşılacaktır. Bu amaçla söz konusu rapor ve bildirimlerin yapılması için Hercan Sigorta Ltd Şti..’nın ihlal yönetimi süreçleri uygulanacaktır.
1. Kanun’a Aykırılık Hercan Sigorta Ltd Şti.., kişisel verileri Kanun’da belirtildiği şekle aykırı olarak işlemeyeceğini taahhüt eder. Hercan Sigorta Ltd Şti.., Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece; a) Kanun’da belirtilen istisnalar dışında açık rızasını almadığı kişilerin kişisel verilerini saklamayacaktır. b) İstisna kapsamında veya açık rıza kapsamında işlenen verilerin işleme amacının ortadan kalkması ve/veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde Hercan Sigorta Ltd Şti.. bu kişisel verileri saklamayacak ve imha edecektir. 3 | Veri Saklama ve İmha Politikası Hercan Sigorta Ltd Şti..
2. Kişisel Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması Hercan Sigorta Ltd Şti., veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu kişisel veri işleyen ilgili tüm çalışanları ile paylaşır. Çalışanlar, veri işlenme şartlarının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam etmeyecektir. Bu durumların tespiti ilgili iş biriminin önerisi ile KVKK Komitesi tarafından yapılır ve işbu Politika’ya uygun şekilde imha işlemi gerçekleştirilir. Hercan Sigorta Ltd Şti.. aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder: a) İlgili mevzuatın kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması; b) Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi, c) Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması, d) Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması, e) Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması, f) İlgili kişinin, Kanunun 11 inci maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı usule uygun başvurunun kabulü, g) Hercan Sigorta Ltd Şti.., ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, h) Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
F. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI Kişisel verilerin imhası, aşağıda detaylıca açıklanan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde yapılabilir. Hercan Sigorta Ltd Şti.. bünyesinde ilgili iş birimleri, söz konusu kişisel verilerin bulunduğu bilgi sistemleri ve uygulama sahipleri tarafından verilecek bilgilendirme doğrultusunda KVKK Komitesi kişisel verilerin imhası için uygulanacak yönteme bu imhanın nedenine bağlı olarak yazılı karar verir. Bu yazılı karar gereğince işbu Politika’nın G) maddesindeki imha yöntemlerinden biri Kurul’un yayınladığı Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ne bağlı olarak uygulanır. Kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili Hercan Sigorta Ltd Şti.. ayrıca teknik kılavuzlar oluşturur ve bunların uygulanmasını sağlar. Kişisel verilerin imhasının takibi Hercan Sigorta Ltd Şti.. içerisindeki ilgili veri sahibi iş biriminin sorumluluğundadır. Veri sahibi iş birimi, verilerin imhası için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Hercan Sigorta Ltd Şti..’nın farklı birimlerinden destek alır. 1.Kişisel Verilerin Silinmesi Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; söz konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi sürecinde, yasal saklama süreleri göz önünde bulundurularak silme işlemine konu olacak kişisel veriler belirlenir. Hercan Sigorta Ltd Şti.. kişisel verilere erişim ve yetkilendirme anlamında Hercan Sigorta Ltd Şti..’in mevcut durumda bilgi sistemleri ve uygulamaları üzerinde yürütmekte olduğu rol ve yetki matrisleri dahilinde güncellemelerini yapar ve ilgili kullanıcıları tespit eder. İlgili Kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkileri ve yöntemleri bu kapsamda tespit edilir.
4 | Veri Saklama ve İmha Politikası Hercan Sigorta Ltd Şti..
Hercan Sigorta Ltd Şti.., kişisel verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. Hercan Sigorta Ltd Şti.., bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder. 2.Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yok etme işlemi, Hercan Sigorta Ltd Şti..’ nin verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. Hercan Sigorta Ltd Şti.. bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. Kağıt ve mikrofiş ortamları için bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünerek yok edilecektir. Ayrıca, Hercan Sigorta Ltd Şti.. bu kapsamda Üçüncü Taraflardan imha hizmeti alabilir. 3.Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi Anonim hale getirme işlemi, Hercan Sigorta Ltd Şti..’ nin kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Hercan Sigorta Ltd Şti.., ilgili veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıları çıkartarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engelleyerek bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesini sağlar. Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Hercan Sigorta Ltd Şti.., tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanabilir.
G. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ Kişisel verilerin imhası için Hercan Sigorta Ltd Şti.., imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika ve eklerinde tanımlar. Veri sahibi iş birimi, işbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür. Kişisel verilerin imhası sırasında Hercan Sigorta Ltd Şti.. vereceği yazılı karara göre aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek imhayı gerçekleştirir: 1.Üzerine Yazma Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 7 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir. 2.Manyetize Etme Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir. 3.Fiziksel Yok Etme Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir. 4.Bulut İmhası Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir. 5.Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.
H. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
1. Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri 5 | Veri Saklama ve İmha Politikası Hercan Sigorta Ltd Şti.. Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve elektronik veriler, periyodik olarak imha edilir. Hercan Sigorta Ltd Şti.., imha yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha eder. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Periyodik imha sırasında baz alınacak yasal saklama süreleri, Şirketin Kişisel Veri Envanteri’nde belirlenmiştir (EK). İmha işlemi, imha yükümlülüğünün doğmasını takiben ilk Periyodik imha sırasında uygulanır. İmha edilen kişisel verilere ilişkin tüm işlemler kayıt altına alınır ve bu kayıtlar 3 yıl süre ile saklanır.
2. Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda İmha Süreci Veri sahiplerinin Hercan Sigorta Ltd Şti..’ ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imhasını talep ettiği durumlarda, kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder. Söz konusu kontrol sonucunda; - Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalktığı anlaşılırsa, talebe konu kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen karar ve yöntemlere uygun olarak en geç otuz gün içinde imha edilir ve ilgili kişiye bilgi verilir. - Kişisel verileri işleme şartlarının ortadan kalktığı ve talebe konu olan kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarıldığı anlaşılmışsa Hercan Sigorta Ltd Şti.. bu durumu ilgili üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder. - Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Hercan Sigorta Ltd Şti.. ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir. Veri sahiplerinden gelecek taleplerin karşılanması ve yanıtlanması amacıyla Hercan Sigorta Ltd Şti.. bünyesinde Kişisel Veri Sahiplerinden Gelen Talep ve Şikâyetlerin Yönetimi Süreci oluşturulur.
İ. SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YETKİLENDİRME
Hercan Sigorta Ltd Şti.., kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar ve iş tanımları aşağıdaki gibidir; - KVKK Komitesi: Hukuk Müşaviri başkanlığında ayda bir kez toplanır. Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda ilgili iş birimleriyle beraber çalışılarak politika ve yöntemler hakkında karar verir, Politika ve eklerinin güncel tutulmasına sağlar, gerekli durumlarda Hercan Emeklilik ve Hayat A.Ş.in Süreç Yönetimi, diğer birimlerle yakın çalışarak Politika’nın Kanun ve Yönetmeliğe uygun ve doğru şekilde yürütülmesini temin eder. - Bilgi teknolojileri: Politika’da belirtilen karar ve yöntemler ışığında ilgili imha ve saklama süreçlerinin Kanun ve Yönetmeliğe uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. - İlgili iş birimleri: Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda politika ve yöntemlerin belirlenmesi için görüş ve gerekçelerini belirtir ve bu Politika nezdinde yürütülmesi aksiyonların takibini yapar.
J. POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
1. Kanun, Yönetmelik veya sair mevzuatın kısmen veya tamamen değiştirilmesi, tadil edilmesi, güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması durumunda, Hercan Sigorta Ltd Şti.. Politikayı yeni Kanun, Yönetmelik veya mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek değiştirecektir.
2. Hercan Sigorta Ltd Şti.., Politika üzerinde yaptığı değişiklikler incelenebilecek olacak şekilde güncellenen Politika’yı e-posta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal intranet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.
K. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ
İşbu Politika 28.09.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir.